PREANALİTİK SÜREÇ:
Test İsteğinin Yapılması, Numune Alınması, örnek toplanması ve taşınması sürecidir:
- İstem yapılır,
- İstem otomasyona kaydedilir,
- İstem barkodu basılır ve numune kaplarına yapıştırılır,
- Numuneler uygun şekilde alınır,
- Laboratuvara taşınır,
- Uygun numuneler laboratuvarda kabul edilir,
- Kabul edilmeyen numuneler reddedilir otomasyon sistemine red nedeni girilir, kliniklere / hastaya bildirilir, yeni örnek istenir, hata formu doldurulur.
- Kabul edilen örnek ilgili birime gider,
- Çalışma hazırlığı başlar.
ANALİTİK SÜREÇ:
Numunelerin laboratuvara kabulü ile başlayan ve raporlanmasına kadar devam eden süreçtir. Numunelerin Laboratuvara Kabulü: Laboratuvara “Tetkik İsteme, Numune Alma ve Laboratuvara gönderme Talimatı” na göre gelen tüm örneklerin kabulü “Numune Kabul Talimatı” na göre laboratuvar teknisyeni yada sekreter tarafından kabul edilir ve testleri çalışılan personel tarafından çalışma alanlarına alınır.
o Testlerin Çalışması:
- Serum ve plazma ayrıştırma işlemi gereken örnekler laboratuvar teknisyeni tarafından “Santrifüj Kullanım Talimatlarına göre santrifüj edilir. Santrifüj edilen tüpler barkodlarına bakılarak çalışma grubu sporlarına bırakılır. Çalışılacak örnekler “Numune Red Kriterleri” ve “Numune Kabul Kriterleri” nde belirtilen çalışma koşullarına uygun değilse yeni örnek istenir. Örnek reddi söz konusuysa “Hata İzlem Formu” doldurularak aylık süre sonunda analizi yapılmak amacıyla biriktirilir, laboratuvar uzmanları düzeltici etkinlik planlar.
- Testler, Test Prospektüslerindeki talimatları, cihaz kullanım kılavuzuna göre teknisyenler tarafından çalışılır.
- Her sabah cihaz üzerindeki kitler, miktarları, miatları, kalibrasyon ve iç kalite sonuçları bakımından kontrol edilir, uygunsuzluk varsa düzeltilir. Gerekirse yedek kitler miat kontrolleri yapılarak kullanıma hazır hale getirilir.
- Test kalibrasyonları, Laboratuvar test kalibrasyon programına göre yapılır. kalibrasyon sonuçlarının çıktısı alınarak Sorumlu Doktor onayı alınır.
- Testlerin iç kalite kontrolleri “Laboratuvar iç kalite çalışma programına” göre yapılır.
- Çalışma sonunda artan örnekler “Numune Saklama Ve İmha Talimatına” göre işleme alınır.
- Gün başında hasta testleri çalışılmadan önce iç kalite kontrolleri verilir ve “İç Kalite Kontrol Uygulama Ve Düzenleyici Önleyici Faaliyet Talimatı”na göre değerlendirilip hasta testleri çalışmaya alınır.
- Test çalışmaları sistem üzerinden teknisyen onayı ile doktor onayına sunulur. Test sonuçları uygun görüldüğü taktirde uzman doktorlar tarafından onaylanır.
- Laboratuvarımız her yıl üyesi olduğu dış kalite kontrol programı doğrultusunda dış kalite kontrol çalışmaları yapmaktadır. Çalışılan test sonuçları “Dış Kalite Kontrol Uygulama Ve Düzenleyici Ve Önleyici Faaliyet Talimatına göre değerlendirilir.
o Dış Laboratuvara Örnek Gönderilmesi:
- Laboratuvarda çalışılmayan testler hastanenin anlaşmalı olduğu laboratuvara gönderilir.
o Aynı gün çalışılmayan örneklerin saklanması: Örnekler kabul edildiği gün çalışılmayacaksa “Numune Saklama Ve imha Talimatı”na göre uygun koşullarda saklanır. Çalışma günü testler Test Çalışma Talimatları, Cihaz Kullanım ve Bakım Talimatları veya cihaz kulanım kılavuzlarına göre teknisyenler tarafından çalışılır. Daha sonra tarih sırası geldikçe “Numune Saklama Ve imha Talimatı”na göre atılır.
- Çalışma sırasında çıkan sonuçların “Panik Değer Tablosu”nda olup olmadığı takip edilir ve “Panik Değer Bildirim Talimatı”na uygun olarak telefon ile bildirimi yapılır. Her bildirim için olayla karşılaşan personel tarafından “Panik Değer Bildirim Formu” doldurulur.
o Laboratuvar Cihazlarının Bakım ve Kalibrasyonu:
- Laboratuvarda bulunan kit karşılığı edinilmiş cihazların bakım ve kalibrasyonları laboratuvar teknisyenleri, yetkili firma teknik servisi tarafından yapılır. Yetkili firma teknik servisi tarafından yapılacak bakım ve kalibrasyonlar Laboratuvar uzmanları tarafından takip edilir.
- Demirbaş cihazların takip, bakım ve kontrolü hastane tarafından görevlendirilen personel ile yürütülür.
- Kullanıcı Periyodik Bakım ve Kalibrasyonları Laboratuvar Teknisyenleri tarafından Cihaz Kullanım ve Bakım Talimatları veya Cihaz Kullanım Kılavuzlarına göre yapılır.
- Kullanıcı Periyodik Bakım ve Kalibrasyonları: Laboratuvar uzmanları tarafından firma bakım taahhütnameleri bakım kartları ve laboratuvar cihazları bakım planına göre takip edilir.
- Cihaz arızası durumlarında: Basit sorunlar „cihaz kullanımında çıkan sorunlar‟ talimatındaki gibi çözülür. Sorun kullanıcı tarafından çözülemiyorsa teknik servise, kullanan teknisyen ve sorumlu uzman tarafından haber verilir.
o Klinik Servislerde kullanılan Laboratuvar Cihazları:
- Glukometre: “Glukometre İç Kalite Kontrol Talimatnamesi”ne göre laboratuvar teknisyeni tarafından kontrol edilir.
o Laboratuvar Kit ve Tetkik Malzemelerinin Kontrolü: Laboratuvarda kullanılan kit ve sarf malzemelerin kirik stok seviyelerinin takibi, stoktan sorumlu laboratuvar teknisyeni tarafından yapılır ve ilgili firmaya malzeme siparişini verir. Ayrıca kullanım sırsında minimum seviyeye düşen malzemeler stoktan sorumlu teknisyene bildirilir. Malzemelerin sipariş ve gelen malzeme takibi stoktan sorumlu teknisyen tatarından yapılır.
o Stoktan sorumlu teknisyen sipariş verir, verdiği siparişileri takip eder, gelen malzemeyi miktar ve miyad yönünden kontrol ve kabul eder, uygun şekilde depolanmasını sağlar.
POSTANALİTİK SÜREÇ:
o Test Sonuçlarının Raporlanması ve Yorumlanması sürecidir:
- Çalışılan test sonuçları, cihazlarda çalışılıyorsa bilgisayarlara otomatik aktarılır. Manuel testlerin (Laboratuvar Bilgi Sistemine aktarılamayan) çalışan teknisyen tarafından LBYS‟ ne girilir. Çalışılan test sonuçları birim teknisyeni tarafından kontrol edilerek uzman onayına gönderilir. Sonuçlar uzmanlar tarafından onaylanır. Mesai saatleri dışında, hafta sonları, resmi-dini bayram tatillerinde sonuçlar nöbetçi teknisyen tarafından onaylanır.
- Anormal sonuç verilmesi: Sonuçlar onaylanmadan önce, hastanın daha önceki sonuçlarına (varsa) bakılıp, çıkan sonuçlarla karşılaştırılır. Klinik tanı veya diğer laboratuvar sonuçları ile uygunsuzluk varsa doktoru ile görüşülerek çalışma tekrarlanır, sonuç doktoruna bildirilir.
- Laboratuvar sonuçları LBYS‟ de belirtilen süre içerisinde çalışılıp, onaylanır. Onaylanan sonuçlar LBYS‟ den görülebilir. Poliklinik hastaları örnek alma odasından sonuç çıktılarını alırlar ve doktorlarına götürürler. Yatan hastalar ve acil servis hastalarının sonuçları ilgili servisteki HBYS üzerinden görülür.
o Laboratuvar Sonuçlarının Tanımlanmış Sürelerde Verilmesi ve Referans Aralıkları:
- Test sonuçlarının süreleri, hasta gereksinimleri, sunulan servis, çalışan klinik ekibin gereksinimleri dikkate alınarak laboratuvar test sonuçlarının raporlanma süreleri test rehberinde belirlenmiştir.
- Acil durumlarda verilecek test sonuç süreleri belirlenmiş olup, “Acil Testler Sonuç Teslim Süreleri” listesinde yer almaktadır.
- Yapılan, dışarıda çalıştırılan tüm testlerin referans aralıkları HBYS‟ de bulunmaktadır. Testlerin referans aralıkları, kitlerin özelliklerine ve hizmet verilen hasta populasyonuna uygundur ve sınırlar daima literatür ve prospektüs değerleri ile gözden geçirilerek, metotlar değiştiğinde gerektikçe Laboratuvar Uzmanları tarafından güncelleme yapılır.
o Sonuçların Saklanması:
- Merkez Laboratuvarına gelen örneklerin sonuçları, HBYS‟ de elektronik ortamda saklanır.
- Tıbbi laboratuvarda raporlar ve kayıtlar en az otuz yıl, elektronik kayıtlar yedekleme ile birlikte süresiz, numuneler ve lamlar bozulmayacak şekilde uygun şartlarda sonuç raporlanıncaya kadar muhafaza edilir.
- İç ve dış kalite kontrol değerlendirme sonuçları tıbbi laboratuvarda en az beş yıl, cihaz test kalibrasyon sonuçları en az bir yıl süre ile muhafaza edilir.
